Compte tenu de leur poids économique dans les dépenses hospitalières (près d’un tiers), l’optimisation des achats hospitaliers a historiquement été vue comme un vecteur de performance, y compris dans le cadre du plan ONDAM (Objectif National de Dépenses d’Assurance Maladie). Le programme PHARE s’est donc tout naturellement penché sur la question du pilotage de la performance achat afin d’outiller les acheteurs hospitaliers en la matière.
Piloter la performance achat c’est avant tout animer une démarche de progrès, annuelle et quantifiée, sur toutes les catégories de dépenses issue d’un dialogue avec les prescripteurs. C’est aussi la capacité à prioriser les actions à mener, fixer des objectifs à atteindre, mobiliser les acteurs concernés, évaluer les résultats et rendre compte sur ces derniers à un niveau stratégique au sein de l’hôpital.
La démarche PAAT
Qu’est-ce qu’un plan d’action achat de territoire (PAAT) ?
– Une démarche opérationnelle construite à l’échelle d’un GHT qui permet de mobiliser l’ensemble des établissements sur une ambition achat forte
– Un plan d’action concret qui identifie des pistes d’améliorations permettant d’améliorer la qualité, de simplifier les procédures et de dégager de la performance sur les achats
– Un moment d’échange pluri-professionnel autour du dialogue acheteur-prescripteur
– Un « laboratoire » d’idées se traduisant par l’activation de tous les leviers de l’achat sur l’ensemble du périmètre achat du GHT, des produits de santé aux travaux en passant par l’informatique ou l’achat de formation
– Un processus aboutissant à l’élaboration d’une feuille de route d’actions achat à mener dans l’année par le responsable du plan d’action achats et les différentes parties prenantes au sein de la fonction achat du GHT
Pour accompagner les GHT dans l’élaboration de leurs PAAT, la DGOS a élaboré un kit de déploiement de la méthodologie préconisée.
La méthodologie de valorisation de la performance achat
La valorisation de la performance achat
Compte tenu de leur poids économique dans les dépenses hospitalières (près d’un tiers), l’optimisation des achats hospitaliers a historiquement été vue comme un vecteur de performance, y compris dans le cadre du plan ONDAM (Objectif National de Dépenses d’Assurance Maladie). Il est donc essentiel de ce fait que les effets produits par toute action d’optimisation des achats soient lisibles, compréhensibles et sans équivoque. Depuis son lancement en 2011, le programme PHARE a travaillé à l’élaboration d’une doctrine de valorisation de la performance achat, élaborée avec l’éclairage de différents groupes de travail réunissant dans le temps des représentants des fédérations hospitalières (FHF, FEHAP), des acheteurs hospitaliers (établissements et opérateurs d’achat), des ARS (référents programme PHARE) et s’inspirant des méthodes de valorisation de la performance achat utilisée par la DAE (Direction des Achats de l’État) pour les achats de l’État. S’il s’agissait au démarrage du programme de créer une dynamique autour de la fonction achat par le biais de valorisations prudentes des « gains achat », l’évolution de cette fonction a permis de franchir un palier de maturité et a conduit à une actualisation de la méthode de valorisation de la performance achat, soit l’appréciation de ce qui a été fait différemment et mieux par rapport à une situation de référence et du fait de l’intervention de l’acheteur. Il ne s’agit donc pas d’une mesure budgétaire puisque les effets budgétaires à l’œuvre sur le périmètre des achats ne sont pas tous du ressort de la fonction achat. C’est le rôle du contrôleur de gestion achat que d’éclairer l’acheteur et les services financiers sur les effets budgétaires des dépenses d’achats.
Les enjeux d’une méthodologie partagée et opposable
La définition d’une méthodologie de valorisation de la performance achat doit permettre de répondre à différents enjeux :
1. Permettre de calculer la valeur ajoutée de l’intervention de l’acheteur sur le plan économique
2. Donner une référence méthodologique qui permette d’harmoniser les pratiques de calculs des acteurs
3. Être capable d’éclairer les différences entre les effets économiques de la performance achat versus leurs effets budgétaires
4. Valoriser économiquement les résultats de la performance achat dans le cadre du plan ONDAM.
Seule une application homogène de principes méthodologiques, définis par convention, permet d’avoir une approche unique du calcul de la performance, et de ce fait lever les ambiguïtés et aligner tous les acteurs sur un langage et une compréhension commune des sujets. La maîtrise de cette référence méthodologique est essentielle également du fait que les actions achat et leurs effets peuvent être audités et doivent ainsi être dûment justifiés.
Le contrôle de gestion achat
La maturité des acteurs de l’achat hospitalier permet de franchir de nouveaux paliers en abordant l’efficience des processus. La fonction contrôle de gestion achat s’inscrit dans cette démarche de fond et contribue de manière significative au pilotage du processus achat.
Cette ambition a été portée dès le début de l’année 2017 lors des premiers cadrages juridiques de la fonction achat GHT :
Article R6132-16, modifié par décret n°2017-701 du 2 mai 2017 : « L’établissement support est chargé de la politique, de la planification, de la stratégie d’achat et du contrôle de gestion des achats pour ce qui concerne l’ensemble des marchés et de leurs avenants… »
Les enjeux qui s’imposent à la fonction achat impliquent des nouvelles missions portées par le contrôleur de gestion achat :
Donner de la lisibilité sur les processus d’achats (cartographie des achats, performance économique, …) aux directeurs d’établissement, aussi bien support que parties
Apporter un décryptage des facteurs explicatifs (effet prix, effet volume, effet process …) des évolutions budgétaires dans les échanges avec les directeurs financiers dans les phases de préparation et de suivi budgétaires
Développer une expertise dans le domaine de la performance achat et plus particulièrement sur les achats en coût complet
Mettre en place et faire vivre des outils adaptés, des indicateurs et des tableaux de bord.
Afin d’accompagner cette nouvelle fonction dans le secteur hospitalier et de lancer une dynamique, un premier groupe de travail a été créé en septembre 2018. Ce groupe était constitué de contrôleurs de gestion achat expérimentés de GHT et d’opérateurs nationaux. Les principaux objectifs ont été :
– De définir les [missions principales du contrôleur de gestion achat :
– De définir les processus détaillés impliquant le contrôleur de gestion achat :
– De proposer une révision de la fiche de poste :
– De mettre en œuvre des indicateurs et des tableaux de bord :
– D’expliquer comment mettre en place un contrôleur de gestion achat dans une direction des achats GHT :
– D’identifier les outils à disposition du contrôleur de gestion achat :
– Enfin, une formation a été mise en place et gérée par l’ANFH afin de professionnaliser ses nouveaux acteurs :
Pour maintenir la dynamique de cette nouvelle fonction et aller encore plus loin, un deuxième groupe de travail a été créé en octobre 2019. Ce nouveau groupe est constitué d’un « référent » contrôleur de gestion achat par région. Les principaux objectifs de cette nouvelle phase de travail sont :
– D’élaborer un processus de remontée de performance achat (fiche de performance, procédure interne, formation interne, processus, RACI, contrôle interne …) suite à la publication au BO de la note relative à la méthodologie de calcul de la performance achat
– D’évaluer la maturité de la fonction contrôleur de gestion achat
– De mettre en œuvre et de suivre les indicateurs (processus, RACI, tableau de bord, …)
– De mettre en place l’interface DA/DAF (contribution à l’élaboration de l’EPRD et au suivi budgétaire …).
Afin de continuer cette professionnalisation, un nouveau module de formation (perfectionnement) sera proposé.
Les premiers travaux du second groupe de travail contrôle de gestion achat ont abouti à la création d’une fiche de performance achat et d’une trame de procédure « Valorisation et suivi de la performance achat » afin de faciliter la mise en place du processus de valorisation et du suivi de la performance achat au fil de l’eau. Ainsi tous les éléments de la fiche de performance achat que l’acheteur renseignera à chaque notification de marché, pourront être intégrés dans la trame PAAT au fil de l’eau. Les référents contrôleur de gestion achat de chaque région prévoient des réunions de travail afin d’accompagner les contrôleurs de gestion achat GHT dans cette démarche (élaboration d’une procédure interne, appropriation de la fiche de performance, session de formation des acteurs de l’achat).
Pour en savoir plus sur le contrôle de gestion achat :